Web
Analytics
TECUCI

Avem nevoie de un purtător de cuvânt? (in teorie)


purtator de cuvantSunt instituţii/organizaţii unde nu există purtător de cuvânt şi unde şeful/managerul este cel care mediază toate relaţiile cu presa, singura imagine care apare “pe sticlă” fiind a sa. Dincolo de opţiunea personală a fiecărui şef de instituţie publică, LEGEA nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public stipulează cât se poate de clar în Art. 16:
“Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare în masă la informaţiile de interes public autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să desemneze un purtător de cuvânt, de regulă din cadrul compartimentelor de informare şi relaţii publice”.
Iată ce putem citi în “Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt. Curs SNSPA, 2001” despre necesitatea existenţei purtătorului de cuvânt într-o organizaţie:
“Există organizaţii unde conducerea susţine că nu este nevoie de prezenţa unui purtător de cuvânt, ceea ce este greşit. Un purtător de cuvânt trebuie să existe în orice organizaţie, datorită mai multor factori:
-directorul organizaţiei nu poate fi întotdeauna la dispoziţia jurnaliştilor, datorită programului său de activităţi – spre deosebire de acesta, purtătorul de cuvânt este disponibil 24 de ore din 24;
-conducătorul organizaţiei nu posedă acele tehnici de comunicare ce îl pot face un bun comunicator – un avantaj al purtătorului de cuvânt este faptul că, în cazul unor situaţii neclare, acesta poate declara că nu cunoaşte decizia conducerii;
-purtătorul de cuvânt îl protejează pe directorul organizaţiei, neexpunându-l permanent mass-media – conducerea organizaţiei va apărea astfel numai în anumite momente”.
Cu toate acestea, există organizaţii care fie nu au, fie nu folosesc aşa cum ar trebui instituţia purtătorului de cuvânt. Situaţia este valabilă pentru instituţii cum ar fi Pompierii, Protecţia Civilă (unite ulterior într-o structură care poartă denumirea de Inspectoratul general pentru Situaţii de Urgenţă). Chiar şi Ministerul Adminsitraţiei şi Internelor a fost lipsit, în cea mai mare parte a anului 2005, de aportul unui purtător de cuvânt.

Ce este purtătorul de cuvânt?

Potrivit “Dictionary of English language and Culture. Ed. Logman”, purtătorul de cuvânt este “Persoana aleasă să vorbească în calitate oficială pentru un grup”.
În “Biroul de presă şi purtătorul de cuvânt. Curs SNSPA, 2001” purtătorul de cuvânt este considerat acea persoana, din cadrul biroului de presă, desemnată să îl reprezinte pe liderul organizaţiei în relaţia cu mass-media. El  exprima atitudinea oficială organizaţiei asupra problemelor de interes general sau specific şi se subordonează, ca şi şeful structurii de relaţii publice, direct conducerii organizaţiei.
“Ghidul relaţiilor cu mass-media”. (Editura Ministerului de Interne, 2002, autori: Nicolae Bucur, Ada Murzea, Cătălina Crăciun, Ioana Georgescu), purtătorul de cuvânt “este considerat un acor important în structura de presă. El este principala sursă de informare a jurnaliştilor şi, totodată, imaginea accesibilă şi concretă a insituţiei. De aceea, alegerea şi pregătirea unui bun purtător de cuvânt constituie un demers prioritar”.

Care sunt calităţile unui purtător de cuvânt?
Aşa cum am văzut ceva mai înainte, găsirea unui bun purtător de cuvânt nu este o întreprindere uşor de făcut. Dată fiind vizibilitatea de care se bucură purtătorul, este lesne de înţeles că alegerea greşită a unei persoane va avea urmări dintre cele mai rele asupra întregii organizaţii. “Pe cine punem purtător de cuvânt?” Iată o întrebare care îi frământă pe toţi şefii de organizaţii care se află în faţa lurării unei asemenea decizii. Există varianta că purtătorul trebuie să fie o persoană cu care managerul să se înţeleagă bine, să nu comenteze deciziile şefului, să fie docilă şi să transmită opiniei publice mesajele conducerii. Este oare suficient? Mai comod este, cu siguranţă, dar ce ne facem cu cealaltă latură, cea mai importantă, a comunicării, dintre purtătorul de cuvânt şi publicul organizaţiei. Ce ne facem dacă purtătorul, sau purtătoarea, o fiinţă gingaşă şi plină de sensibilitate în raporturile cu managerul, nu este la fel de eficientă în dialogul cu opinia publică? Cine şi pe banii cui îşi asumă un asemenea risc atunci când vorbim despre instituţii plătite din bani publici?
Iată de ce, atunci când numim în funcţie un purtător de cuvânt trebuie să ţinem cont de concluziile la care au ajuns specialiştii de-a lungul deceniilor de experineţă în domeniul relaţiilor publice.
În primul rând, aşa cum spune şi Legea nr. 544, purtătorul de cuvânt este bine să fie numit dintre persoanele care fac parte din Biroul de presă. Avantajele unei astfel de decizii sunt:
-purtătorul este familiarizat cu cerinţele jurnaliştilor
-are un limbaj de specialitate gata format
-este la curent cu toate tehnicile şi mijloacele de comunicare
-face parte dintr-o echipă care va lucra eficient cu acesta şi în noua formulă
-cunoaşte problemele organizaţiei pe care a promovat-o prin mijloacele specifice relaţiilor publice
-nu are trac în relaţiile cu jurnaliştii şi  mai ales cu camera.

Dacă nu am reuşit să numim un purtător de cuvânt din echipa care constituie biroul de presă (este greu de presupus că nu avem la îndemână o astfel de soluţie) atunci vom căuta o persoană care trebuie să răspundă următoarelor cerinţe:
-să aibă capacitatea de a exprima clar şi convingător mesajul cerut de organizaţie şi de şeful acesteia
-să deţină abilităţi de bun comunicator
-să denote sinceritate
-să fie devotat instituţiei sau organizaţiei
-să aibă o bună percepţie a lucrurilor şi de realţionare
-să deţină cunoştinţe solide de redactare
-să fie cunoscut de reporteri
-să vorbească în numele instituţiei şi să nu dea curs unor orgolii personale
-să aibă abilitatea de a depăşi cu succes situaţiile conflictuale cu jurnaliştii
-să fie disponibilă la orice oră pentru a oferi informaţii reprezentanţilor mass-media, car nu iartă niciodată instituţia pentru faptul că purtătorul de cuvânt nu răspunde la telefon
-să cunoască foarte bine organizaţia din care face parte pentru a fi convingător atunci când transmite un mesaj şi să ştie cui să se adreseze pentru a obţine informaţiile de care jurnaliştii au nevoie
-să îşi respecte mereu promisiunile făcute jurnaliştilor
-să întreţină o relaţie de conlucrare permanentă cu structura de relaţii publice
-să cunoască foarte bine regulile de desfăşurare ale unor activităţi cu participarea presei: conferinţele de presă, briefing-urile etc.

Sexul şi vârsta purtătorului de cuvânt

Dincolo de aceste calităţi, mai sunt destule chestiuni de lămurit atunci când numim un purtător de cuvânt. Printre acestea se numără sexul şi vârsta persoanei care urmează a fi numită în această funcţie.
În România a fost, din câte se pare, o modă a numirii unor purtătoare de cuvânt de sex feminin. În anul 1999, la Ministerul de Interne au fost numite chiar două purtătoare de cuvânt, ambele tinere, seducătoare, una blondă, iar cealaltă, brunetă.  În acelaşi timp, la Poliţie fusese numită tot o femeie, de data aceasta şatenă. După anul 2000 paradigma s-a schimbat total, la M.I. fiind numit pentru o perioadă de patru ani un bărbat de peste 50 de ani, colonelul Virgil Vochină, cunoscut pentru emisiunile sale rutiere. Am putut constata, cu prilejul unei vizite de documentare făcută în februarie 2005, că tot pentru un astfel de model optează şi poliţia din Madrid, care  are purtător de cuvânt  un bărbat de peste 50 de ani, cu multă experienţă în domeniu.
În anul 2005 se pare că asistăm din nou la o schimbare de modă, de data aceasta în ceea ce priveşte vârsta celor care conduc structurile de relaţii publice sau care sunt numiţi în posturile de purtători de cuvânt. Vârsta nu mai este un criteriu chiar şi pentru numirea în funcţii importante de directori în ministere. Este de presupus că dacă nu se mai pune preţ pe vârstă, atunci sunt luate în calcul alte criterii care ţin în primul rând de competenţă, de cunoaşterea minuţioasă a domeniului.
Într-o întâlnire pe care şeful Biroului de Comunicare al FBI, Dennis D. Staszak, a avut-o la Bucureşti cu mai mulţi reprezentanţi ai structurilor de comunicare din domeniul aplicării legii, acesta considera că îţi trebuie 10 ani de activitate într-o instituţie de acest tip pentru a putea deveni un competent purtător de cuvânt. Iar pentru un jurnalist venit din afara instituţiei, spunea profesorul, perioada de adaptare nu are cum să fie mai mică. Să fie valabile şi pentru România aceste concluzii?

Ce găsim pe site-urile unor ministere sau instituţii despre purtătorii de cuvânt?
Pentru a putea intra în contact cu purtătorul de cuvânt, persoana care “trebuie să stea 24 de ore din 24” la dispoziţia jurnaliştilor, este necesar să poţi face rost cât mai uşor de datele de contact ale acestuia. Este de presupus că pe pagina Web a fiecărei instituţii vom găsi cât se poate de lesne datele purtătorului de cuvânt, inclusiv telefonul mobil, care este plătit din bani publici. Evident într-un loc cât mai vizibil pentru a nu consuma din timpul preţios al unui jurnalist care are de redactat mai multe ştiri într-o zi. În realitate, unele instituţii ne fac cunoscut cunoscut telefonul mobil, altele numai fixul. Altele ne comunică  e-mail şi faxul, altele nu. Sunt şi situaţii în care nu avem de loc avem telefoanele precizate. O situaţie foarte bună întâlnim la Ministerul Apărării Naţionale, unde ni se comunică cine este purtătorul de cuvânt şi ni se pun la dispoziţie toate datele sale de contact, inclusiv telefonul mobil. O situaţie de asemenea foarte bună întâlnim şi la Poliţia Română, unde, pe site-ul oficial, ni se pun la dispoziţie toate datele, inclusiv CV-urile purtătorilor de cuvânt din întreaga ţară.

Care sunt calităţile pe care le apreciază jurnaliştii la un purtător de cuvânt?
Staţi de vorbă cu jurnaliştii şi veţi vedea că aceştia pun foarte mare preţ pe o relaţie cât mai bună cu purtătorul de cuvânt al unei instituţii. Nici un jurnalist care are nevoie de informaţii nu este dipus să aibă relaţii tensionate cu cel care îi poate furniza informaţiile de care are nevoie ca de aer.
-Răspundeţi tot timpul la telefon! Jurnalistul apreciază un purtător de cuvânt care îi răspunde tot timpul la telefon. Nimic nu îl deranjează mai tare decât un PR-ist care nu poate fi găsit. Şeful organizaţiei poate fi într-o şedinţă, dar purtătorul trebuie să fie apt pentru a oferi oricând informaţiile de care jurnalistul are nevoie.
-Ţineţi-vă de cuvânt! Purtătorul de cuvânt trebuie să se ţină de cuvânt atunci când a făcut o promisiune. Gândiţi-vă că atunci când aţi promis o informaţie unui jurnalist acesta deja şi-a anunţat şeful că va veni cu o ştire, iar şeful deja a rezervat un spaţiu în ziar. Aţi vrea să fiţi în pielea jurnalistului care va fi luat la întrebări de şef atunci când dumneavoastră nu vă ţineţi de cuvânt? Mai puteţi socoti că aveţi un partener în acel ziarist?
-Nu daţi informaţii preferenţiale! Dacă doriţi să vă puneţi toată presa în cap, atunci lucraţi preferenţial numai cu anumiţi jurnalişti. În această situaţie toţi ceilalţi vă vor reproşa modul de lucru. Şi au perfectă dreptate…
-Oferiţi cât mai repede informaţiile solicitate! Ţineţi cont de termenele pe care vi le solicită jurnaliştii. Fixaţi-vă foarte bine în memorie ora la care se încheie o ediţie de ziar sau momentul când mai poate fi oferită o informaţie (imagine, sicnron) pentru a prinde un jurnal de televiziune sau de radio.

Autor : Prof. asociat drd. Petre Crăciun, Univesitatea “Andrei Şaguna”